Cero Papel en la Administración Pública. Cómo reducir el consumo de papel mediante la formación de nuevos hábitos.

El Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y la Dirección
de Gobierno en línea, desea promover la implementación de oficinas Cero Papel como un
proyecto que permita combinar los esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administración
pública con las buenas prácticas ambientales.

El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.

La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel. La
experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que los
documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que el Estado
no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilización de medio físicos
o en papel.

El Gobierno Electrónico se define como el uso de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos,
aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar la transparencia del sector público y la participación ciudadana.
1 La estrategia de Gobierno en línea tiene como objetivo: contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación
2 Se orienta bajo los siguientes principios:
 - Gobierno centrado en el ciudadano.
 - Acceso equitativo y multicanal.
 - Protección de la información del individuo.

Promover la implementación de herramientas de tecnología
Uso de la Intranet
La mayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus servicios de red interna y sus
portales de Intranet. Haciendo uso de estas herramientas tecnológicas se puede evitar la impresión innecesaria de documentos, publicarlos o compartirlos, incluyendo aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico.
Adicionalmente en la Intranet se pueden configurar servicios de información y referencia en línea, y eventualmente se constituye en el medio ideal para fortalecer elementos de interacción y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en una gran herramienta tecnológica para la gestión de conocimiento y la innovación en las entidades.
Uso del correo electrónico
El correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los servidores públicos para evitar que se llenen de basura digital, por ejemplo:
información importante como los textos de “Este mensaje puede contener información
confidencial…”, entre otros

Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades importantes para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel.

Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido:
El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos electrónicamente, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en físico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas.
-Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es
necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias.
-Las entidades deberán implementar herramientas de seguridad que permitan una gestión de
documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido adecuado, protegiendo el manejo de su información.
-La implementación deberá ajustarse a las normas, políticas y estándares internacionales y
aquellas normas técnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Recomendaciones: Usar conectores